1. กำหนดกรอบเวลาอย่างชัดเจนสำหรับการติดต่อประสานงาน (Adopt core collaboration hours for meetings)
ตัวการอันดับหนึ่งที่เข้ามาติดพันทำให้เราไม่มีเวลาทำงานของตัวเองก็คือประชุมที่เยอะเกินไป ทั้งประชุมทีม ประชุมระหว่างแผนก ตลอดจนมื่อใครก็ตามโทรมาขอให้เราทำงานแทรก งานเร่ง งานด่วนต่าง ๆ ดังนั้นสิ่งที่บริษัทสามารถเป็นตัวตั้งตัวตีช่วยคลายปมนี้ได้คือการออกระเบียบจำกัดเวลาแห่งการประสานงานใด ๆ เช่น เฉพาะระหว่างเวลา 10.00 – 14.00 น. หรือแบ่งครึ่งเช้าครึ่งบ่ายไปเลย เป็นต้น
2. กำหนดกรอบเวลาสำหรับงานส่วนตัว (Encourage dedicated time for routines and tasks)
เพื่อให้สอดคล้องไปกับ core collaboration hours ข้างต้น เราเองก็ต้องกำหนด routine ของตัวเองขึ้นมาให้ล้อไปด้วยกัน เช่น เมื่อเราทราบแล้วว่าระหว่างสิบโมงถึงบ่ายสองจะมีประชุมหรืออาจถูกรบกวนให้ช่วยเหลืออะไรบางอย่างได้อยู่ตลอดเวลา เราก็จัดลำดับงานสำคัญ ๆ มาสปริ้นท์ในช่วงเช้า เป็นต้น
3. ทำให้คนอื่นรู้ว่าเมื่อไหร่ที่ตัวเองไม่ว่าง (Align digital presence to the calendar)
โปรแกรมคุยงานยอดฮิตอย่าง Slack ไม่ได้มีไว้เพียงเพื่อให้เราแยกเรื่องงานออกมาจากไลน์ แต่ยังช่วยสื่อสารให้คนอื่นทราบด้วยว่าเมื่อไหร่ที่เราว่างหรือไม่ว่าง ซึ่งก็อาจต้องอาศัยความซื่อสัตย์ต่อตนเองและผู้อื่นอยู่พอสมควร เพราะไม่ใช่ว่าเราจะตั้งสถานะ do not disturb ในเวลางานเพียงเพราะไม่อยากให้คนอื่นรบกวนได้ และในทางกลับกันเมื่อเลิกงานสถานะ do not disturb ก็ควรจะศักสิทธิ์ คือ หากไม่มีเรื่องคอขาดบาดตายจริง ๆ ทั้งเราและเพื่อนร่วมงานก็ไม่ควรจะรบกวนกันและกัน
4. ลงตารางชีวิตส่วนตัวในปฏิทินงาน (Ensure that personal time is reflected on work schedules)
คล้ายกันกับข้อข้างต้น คือเราต้องการให้ผู้อื่นทราบว่าช่วงเวลานี้เราว่างหรือไม่ว่าง เพียงแต่มีส่วนเสริมพ่วงท้ายต่ออีกหน่อยว่าเพราะอะไร บางทีเราอาจจะมีนัดทำฟัน ทานข้าวเย็นกับครอบครัว พาลูกไปโรงเรียน ใช้เวลาวันหยุดกับที่บ้าน อาจฟังดูแหวกแนวไปสักนิดแต่ให้เราลองใส่กิจกรรมเหล่านี้ลงไปในตารางงานของเราไม่ว่าจะเป็น Google Calendar หรือ Outlook ดูได้เลย พร้อมส่งเสริมให้ทุกคนในองค์กรเช็คตารางงานของกันและกันก่อนจะติดต่อประสานงานใด ๆ โดยเฉพาะในวันหยุด
และทั้งหมดนี้ก็คือสี่แนวทางที่จะช่วยให้เรามีเวลาโฟกัสกับงานตรงหน้าของตัวเองจริง ๆ มากขึ้น ทั้งยังช่วยให้เราได้มีเวลาของตัวเองอย่างแท้จริงนอกเวลางานอีกด้วย คุณจะเริ่มต้นเป็นนักบริหารจัดการเวลาที่ยอดเยี่ยมด้วยเทคนิคข้อไหนก่อนดี?
